Portaria/SEPLAG, nº. 13, 03 de abril de 2019

DETERMINA OS PROCEDIMENTOS PARA RECEBIMENTO, TRAMITAÇÃO, POSTAGEM E ACOMPANHAMENTO DOS EXPEDIENTES ENVIADOS POR INTERMÉDIO DA EMPRESA BRASILEIRA DE CORREIOS E TELÉGRAFOS – ECT.

O Secretário Municipal de Planejamento de Gestão, no uso de suas atribuições legais, nos termos do artigo 99, inciso II, alínea “e” cumulado com o parágrafo único do mesmo artigo da Lei Orgânica Municipal e considerando a expedição do Decreto de Delegação de Poderes, n.º 3.470, de 04 de janeiro de 2.017 e,

CONSIDERANDO, a necessidade de uniformizar os procedimentos para recebimento, tramitação, postagem e acompanhamento dos expedientes enviados por intermédio da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos – ECT, no âmbito da administração direta do Município de Montes Claros;

CONSIDERANDO, a necessidade de se evitar contratempos por extravio de documentos encaminhados pelo sistema convencional da ECT.

RESOLVE:

Art. 1º – Os procedimentos para recebimento, tramitação, postagem e acompanhamento dos expedientes enviados pelo sistema convencional da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos – ECT reger-se-ão pela presente Portaria.

Parágrafo único. A Gerência de Manutenção e Serviços Gerais, integrante da estrutura organizacional da Secretaria Municipal de Planejamento e Gestão, será o órgão gestor do Sistema de Postagem.

Art. 2º – O Sistema de Postagem é composto pelos seguintes serviços:

I – Carta Simples;

I – Carta Comercial;

III – Encomenda PAC;

IV – Mala Direta Postal;

V – Sedex;

VI – Sedex 10;

VII – Telegrama.

Art. 3º – Os serviços de Postagem terão as seguintes definições:

I – Carta Simples: no caso de correspondência escrita com peso unitário de até 500g (quinhentos gramas), para circulação em âmbito nacional sem necessidade de nenhum adicional de Registro ou Aviso de Recebimento – AR;

I – Carta Comercial: no caso de correspondência escrita com peso unitário de até 500g (quinhentos gramas), para circulação em âmbito local ou nacional, cuja comprovação de entrega será feita por meio do serviço adicional denominado Comprovante de Entrega – CE, para o envio exclusivo de:

a) citações;

b) intimações;

c) notificações;

d) ofícios;

e) outra correspondência de cunho oficial.

III – Encomenda PAC: para envio de objetos com peso unitário de até 30 kg (trinta quilogramas), postados de forma individualizada ou agrupada, para circulação em âmbito nacional, podendo ser utilizados os serviços adicionais de Registro e de Aviso de Recebimento – AR;

IV – Mala Direta Postal: usada na remessa coletiva de impressos para circulação em âmbito nacional;

V – Sedex: para correspondência escrita, para circulação em âmbito nacional, quanto a urgência justificar o envio, podendo ser utilizados, opcionalmente, os serviços adicionais de Registro e Aviso de Recebimento – AR;

VI – Sedex 10: para correspondência escrita, para circulação em âmbito nacional, quanto a urgência justificar o envio, podendo ser utilizados, opcionalmente, os serviços adicionais de Registro e Aviso de Recebimento – AR;

VII – Telegrama: para correspondência escrita, para circulação em âmbito nacional, quanto a urgência e a confidencialidade justificar, podendo ser utilizados, opcionalmente, os serviços adicionais de Registro e Aviso de Recebimento – AR;

Art. 5º – As Secretarias e órgãos municipais serão credenciadas para utilizarem os serviços de que trata esta Portaria mediante solicitação, através de memorando, dirigido à Secretaria Municipal de Planejamento e Gestão.

§1º. A Secretaria ou o órgão da administração municipal deverá designar servidor para ser responsável pelas solicitações de serviços ao Sistema de Postagem, e:

I – responsabilizar-se pela gestão local do Sistema de Postagem, no âmbito da respectiva Secretaria ou o órgão;

II – orientar os demais servidores para o adequado cumprimento das determinações constantes desta Portaria;

III – realizar a conferência mensal do faturamento local, por meio dos extratos recebidos da Gerência de Manutenção e Serviços Gerais;

IV – atestar a utilização dos serviços e comunicar o resultado da conferência de que trata o inciso anterior à Gerência de Manutenção e Serviços Gerais, até o dia 30 de cada mês, através de mensagem eletrônica.

§ 2º. A Gerência de Manutenção e Serviços Gerais enviará os extratos de que trata o inciso III, do § 3º, deste artigo até o dia 15 de cada mês ao Secretário de Planejamento e Gestão;

§ 3º. O nome e a matrícula do servidor designado para a função de gestor local do Sistema de Postagem devem ser informados à Secretaria Municipal de Planejamento e Gestão no momento da solicitação de que trata o caput deste artigo.

Art. 6º – Toda correspondência que necessite de comprovante de entrega e tenha peso igual ou inferior a 500g (quinhentos gramas) deverá ser enviada por meio de Carta Comercial ou quando a urgência justificar o envio de Sedex, Sedex 10 ou Telegrama.

§1º. A Carta Comercial com AR será utilizada para as correspondências a serem enviadas a todo o território nacional;

§2º. As correspondências a serem enviadas ao mesmo destinatário deverão ser agrupadas em um único envelope, salvo quando essa providência impedir a comprovação de entrega;

§3º. Todas as correspondências deverão ser entregues com a devida qualificação, contendo endereço completo e indicação do CEP e em envelope fechado.

Art. 7º – Os sistemas informatizados que emitem correspondências com impressão automatizada da chancela e do comprovante de entrega deverão estar preparados para:

I – selecionarem o serviço correto;

II – não emitirem Carta Comercial com comprovação de entrega destinados a endereços que não são atendidos pela distribuição domiciliária da ECT.

Parágrafo Único. Qualquer anormalidade na emissão das correspondências pelos sistemas informatizados de que trata o “caput” deste artigo deverá ser comunicada imediatamente à Gerência de Manutenção e Serviços Gerais.

Art. 8º. Deverá ser utilizada a modalidade de Carta Simples sempre que não houver necessidade de comprovante de entrega.

Art. 9º – A modalidade Encomenda PAC deve ser utilizada para envio de documentos ou objetos com ônus para o Município, desde que a remessa ultrapasse 500g (quinhentos gramas).

Parágrafo único. Havendo mais de um volume a ser encaminhado para o mesmo destinatário, o envio será realizado mediante agrupamento dos volumes em embalagens de até 30kg (trinta quilogramas) cada.

Art. 10 – As correspondências cujo conteúdo seja sigiloso deverão ser encaminhadas, obrigatoriamente, em envelope fechado contendo, na face usada para informar o destinatário, a palavra “sigiloso” grafada de forma legível.

Art. 11 – As situações não abarcadas por esta Portaria serão dirimidas pelo Secretário Municipal de Planejamento e Gestão e, encaminhadas se necessário, à Procuradoria-Geral do Município.

Art. 12 – Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando as disposições em contrário.

Município de Montes Claros (MG), 03 de abril de 2019

CLÁUDIO RODRIGUES DE JESUS

Secretário Municipal de Planejamento e Gestão