DISPÕE SOBRE A PRODUÇÃO E A TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS ADMINISTRATIVOS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA MUNICIPAL DIRETA, E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.
O Secretário Municipal de Planejamento de Gestão, no uso de suas atribuições legais, nos termos do artigo 99, inciso II, alínea “e” cumulado com o parágrafo único do mesmo artigo da Lei Orgânica Municipal e considerando a expedição do Decreto de Delegação de Poderes, n.º 3.470, de 04 de janeiro de 2.017 e,
CONSIDERANDO, que compete ao Secretário Municipal de Planejamento e Gestão a elaboração e promoção das políticas de administração de pessoal do Município de Montes Claros;
CONSIDERANDO, a necessidade da construção e viabilização de instrumentos para aplicação dos princípios de transparência ativa previstos na Lei Federal nº. 12.527, de 18 de novembro de 2011 – Lei de Acesso à Informação;
CONSIDERANDO, os princípios da transparência, finalidade, razoabilidade, eficiência, celeridade, publicidade, participação e interesse público, aos quais os processos administrativos devem obedecer;
CONSIDERANDO, finalmente, que a presente Portaria visa a uniformização dos atos administrativos, otimização de condutas, aliada à eficiência, no sentido de estabelecer rotinas e procedimentos para as Unidades administrativas do Município de Montes Claros.
RESOLVE:
Art. 1º – Fica estabelecido o Sistema de Gestão de Processos-SGP como sistema oficial de autuação, produção, tramitação e consulta de documentos e processos administrativos eletrônicos no âmbito dos órgãos e das entidades da administração municipal direta.
§1º – As Empresas públicas municipais e os demais órgãos da administração indireta poderão utilizar o sistema, caso manifestem interesse, seguindo as mesmas regras estabelecidas neste ato.
§2º – Caberá à Diretoria de Gestão de Pessoas, da Secretaria Municipal de Planejamento e Gestão, atuar como órgão complementar para a gestão e normatização das atividades administrativas que impactam a tramitação de documentos e processos administrativos no âmbito da Administração Direta Municipal.
§3º – Caberá à Gerência de Recursos Humanos, da Secretaria Municipal de Planejamento e Gestão, promover, supervisionar e executar o disposto na presente Portaria, inclusive executar programas de treinamentos de pessoal;
§4º – Os prazos dos processos e procedimentos deverá obedecer o disposto no Anexo Único desta Portaria.
CAPÍTULO I
DAS DEFINIÇÕES
Art. 2º – Para fins desta Portaria, considera-se:
I. Anexação de processos: união de um ou mais processos a um outro processo, considerado principal, desde que pertencentes a um mesmo interessado e tratem do mesmo assunto;
II. Atividades de protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição, controle de tramitação, expedição e autuação de documentos avulsos para a formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes;
III. Autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, resultante do acréscimo, diretamente no documento, de elemento de verificação ou da afirmação por parte de pessoa investida de autoridade para tal;
IV. Detentor do processo eletrônico: unidade(s) na(s) qual(is) o processo está aberto e passível de inserção de novos documentos;
V. Memorando: documento de comunicação interna dentro de uma instituição;
VI. Processo Principal: processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação ou relacionamento de um ou mais processos como complemento a seu andamento ou decisão;
VII. Sobrestamento de Processo: interrupção formal de seu andamento, em razão de determinação existente no próprio processo ou em outro processo;
CAPÍTULO II
DOS OBJETIVOS
Art. 3º – São objetivos do Sistema de Gestão de Processos:
I – assegurar eficiência, eficácia e efetividade da ação governamental, promovendo a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;
II – promover, com segurança, transparência e economicidade, a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos;
III – aumentar a produtividade e a celeridade na tramitação de processos;
IV – ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e comunicação;
V – facilitar o acesso às informação e às instâncias administrativas;
VI – buscar a integração com o processo administrativo eletrônico de outros órgãos da Administração Pública;
VII – propiciar a satisfação do público usuário.
CAPÍTULO III
DO PERFIL DE ACESSO
Art. 4º – Os servidores poderão cadastrar e tramitar processos, bem como gerar e assinar documentos no SGP, de acordo com seu perfil de acesso e competências funcionais.
CAPÍTULO IV
DO PROCESSO ADMINISTRATIVO
Seção I
Das Disposições Gerais
Art. 5º – Os processos administrativos devem ter seus atos processuais realizados em meio eletrônico, por meio do Sistema de Gestão de Processos, exceto em caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade.
Art. 6º – Os procedimentos processuais normatizados no âmbito do Município de Montes Claros devem estar adequados ao Sistema de Gestão de Processos.
Seção II
Da Produção de Documentos
Art. 7º – Todo documento oficial produzido deverá ser elaborado, observando o seguinte:
I. documentos geradores deverão conter numeração;
II. qualquer servidor poderá elaborar documentos, bem como assinar aqueles de sua competência, em conformidade com normas aplicáveis;
III. documentos que demandem análise preliminar formal de sua minuta devem ser elaborados e assinados por meio de tipo de documento próprio, de minuta, que não se confunde com o documento final a ser posteriormente formalizado;
IV. documentos que demandem assinatura de mais de um usuário devem ser encaminhados somente depois da assinatura de todos os responsáveis.
§1º. Quanto ao disposto no inciso IV, em se tratando de documentos redigidos por mais de uma unidade, caso necessário, esta característica deve ser destacada diretamente no teor do documento, indicando as unidades participantes.
§2º. As assinaturas de elaboradores e demais responsáveis na hierarquia do órgão emissor do documento somente deverão ser apostas na versão definitiva para encaminhamento.
Seção III
Do Requerimento
Art. 8º – O requerimento poderá ser formalizado presencialmente, por meio postal ou eletronicamente, devendo obrigatoriamente constar a identificação do requerente e observar o seguinte:
I. Em caso de Pessoa Física:
a) nome completo e filiação;
b) endereço completo;
c) telefones de contato;
d) endereço eletrônico;
e) matrícula, se for servidor;
f) órgão de lotação, se for servidor.
g) pedido e causa de pedir ou então petição anexada.
h) cópia de documento de identificação;
i) cópia de comprovante de residência atualizado, limitado aos últimos 03 (três) meses;
j) cargo e secretaria de lotação, se for servidor;
II. Em caso de Pessoa Jurídica:
a) razão social;
b) nome fantasia;
c) cadastro nacional de pessoas jurídicas;
d) atos constitutivos, contrato social, estatuto ou declaração de empresário, devidamente registrados na Junta Comercial.
Art. 9º – Para o ingresso de requerimento deverá ainda deverá conter:
I – órgão ou autoridade administrativa a que seja dirigido;
II – identificação e qualificação do interessado e, se representado, de quem o represente;
III – indicação e requerimento das provas a serem, eventualmente, produzidas;
IV – data e assinatura do interessado ou de seu representante.
Art. 10 – Instaurado o requerimento ou o processo administrativo o mesmo será remetido ao setor competente para instrução e apuração dos requisitos legais, sendo posteriormente remetido a autoridade administrativa competente para despacho ou julgamento.
§1º. Os servidores são responsáveis pela instrução de seus processos, desde que esse procedimento não seja de responsabilidade de um setor específico, como é o caso de processos instaurados de ofício;
§2º. As páginas do processo administrativo serão numeradas sequencialmente e rubricadas.
Seção IV
Da Tramitação
Art. 11 – Em caso de erro na movimentação de processo, a área de destino promoverá imediatamente:
I. sua devolução ao remetente; ou,
II. seu envio para a área responsável.
Parágrafo Único. O servidor é responsável pelo acompanhamento e tramitação dos processos de sua responsabilidade, em todo o tempo, até o seu arquivamento.
Seção V
Do Sobrestamento e Anexação de Processos
Art. 12 – O sobrestamento de processo é sempre temporário e deve ser precedido de determinação formal constante do próprio processo ou de outro processo a partir do qual se determina o sobrestamento, observada a legislação pertinente.
§1º. O documento no qual consta a determinação de sobrestamento, seu número e seu teor resumido devem constar do campo motivo para sobrestamento no Sistema de Gestão de Processos.
§2º. O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsistir o motivo que o determinou ou quando for formalizada a retomada de sua regular tramitação.
Art. 13 – Deve ocorrer a anexação de processos quando pertencerem a um mesmo interessado ou tratarem do mesmo assunto com vistas a serem analisados e decididos de forma conjunta.
Parágrafo único. A desanexação de processos poderá ser feita excepcionalmente, por meio de solicitação fundamentada, assinado por autoridade competente nos autos do processo principal.
Seção VI
Do Arquivamento e Do Descarte
Art. 14 – Os processos e documentos serão mantidos até que cumpram seus prazos de guarda, conforme definido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo e em procedimentos estabelecidos em norma específica, obedecendo aos seguintes critérios:
I. o arquivamento dos documentos será realizado de forma lógica, iniciando-se a contagem de temporalidade quando todas as unidades nas quais o processo esteja aberto indicarem sua conclusão diretamente no sistema; e,
II. os processos e documentos em suporte físico convertidos para eletrônico e os documentos recebidos em suporte físico no curso do processo cumprirão o mesmo prazo de guarda do processo eletrônico correspondente.
Parágrafo único. Os processos que, por sua natureza, necessitem permanecer acessíveis enquanto perdurar a vigência de determinado ato, acaso não sejam de guarda, somente poderão ter sua destinação final depois de verificada a extinção da vigência do ato correspondente.
Seção VII
Do Pedido de Vista
Art. 15 – Quando pertinente, a concessão de vistas será efetivada por servidor:
I. da área detentora do processo, em caso de processo aberto apenas em uma unidade;
II. da área responsável regimentalmente pelo processo, em caso de processo aberto em múltiplas unidades ou concluído;
III. nos casos de intimação, pela unidade que expediu a intimação.
Seção VIII
Dos Prazos Processuais
Art. 16 – Os prazos começam a correr a partir do dia da ciência oficial do interessado, excluindo-se da contagem o dia do começo e incluindo-se o do vencimento.
§1º. Considera-se prorrogado o prazo até o primeiro dia útil seguinte ao do vencimento se este cair em dia em que não houver expediente na repartição ou em que for ele encerrado antes do horário normal.
§ 2º. Os prazos fixados em meses ou anos se contam de data a data e, se no mês do vencimento não houver o dia equivalente àquele do início do prazo, tem-se como termo o último dia do mês.
§3º. Os prazos expressos em dias contam-se de modo contínuo.
Art. 17 – Salvo previsão legal ou motivo de força maior comprovado, os prazos processuais não se interrompem nem se suspendem.
Art. 18 – As atividades no âmbito do SGP serão consideradas realizadas na data e horário registrados pelo sistema, conforme o horário oficial de Brasília.
Parágrafo Único. Considera-se como data da atividade o dia em que foi registrada até as vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos.
Seção IX
Da Comunicação dos Atos Processuais
Art. 19 – O interessado será intimado pelo órgão em que tramitar o processo administrativo para ciência da decisão ou da efetivação de diligência, preferencialmente por meio eletrônico, digital ou por telefone, cujo prazo será de até 03 (três) dias úteis, contados do seu recebimento.
§ 1º. A intimação informará:
I – a identificação do intimado e o nome do órgão ou da entidade administrativa de origem:
II – a sua finalidade;
III – a data, a hora e o local para o comparecimento do intimado
IV – a necessidade de o intimado comparecer ou a possibilidade de se fazer representar;
V – a continuidade do processo administrativo independentemente do comparecimento do intimado ou de seu representante;
VI – a indicação dos fatos e fundamentos legais pertinentes.
§2º. No caso de se tratar de interessado desconhecido ou incerto, ou que se encontre em lugar ignorado ou inacessível, a intimação será feita por meio de publicação oficial;
§3º. A intimação será nula quanto feita sem observância das prescrições legais, mas o comparecimento do interessado supre a irregularidade.
Seção X
Da Exclusão, do Cancelamento e da Nulidade de Documentos
Art. 20 – O servidor pode excluir documentos que ainda não tenham se estabilizado como oficiais, segundo regras sistêmicas, legais e regulamentares.
Art. 21 – Os documentos oficiais somente poderão ser cancelados por determinação formal do Secretário Titular da Pasta ou pelo Secretário Municipal de Planejamento e Gestão.
Parágrafo Único – Tal autorização poderá ser delegada mediante regulamento.
Art. 22 – A anulação de ato administrativo deverá obedecer ao disposto no artigo 64 e seguintes, da Lei Municipal 3.179 de 23 dezembro de 2003.
CAPÍTULO IV
DA REVISÃO DO PROCESSO ADMINISTRATIVO
Art. 23 – O processo administrativo que resultar sanção ou indeferimento poderá ser revisto, a pedido ou de ofício, quando for alegado fato novo ou circunstância que justifique a revisão processual.
§1º. O prazo para revisão processual é de 5 (cinco) anos, contados da decisão administrativa definitiva.
§2º. Da revisão processual não pode decorrer agravamento de punição.
CAPÍTULO V
DO ACESSO À INFORMAÇÃO
Art. 24 – Qualquer interessado, devidamente identificado, poderá ter acesso às informações próprias ou da administração, preferencialmente, através do Portal Eletrônico do Município e na impossibilidade de utilização desse meio, apresentar o pedido no Sistema Eletrônico de Informação ao Cidadão – e-SIC.
§1º. O pedido de acesso à informação deverá conter:
I – nome do requerente;
II – número de documento de identificação válido;
III – especificação, de forma clara e precisa, da informação requerida;
IV – endereço físico ou eletrônico do requerente, para recebimento de comunicações ou da resposta requerida.
§2º. Não serão atendidos pedidos de acesso à informação:
I – genéricos;
II – desproporcionais ou desarrazoados; ou
III – que exijam trabalhos adicionais de análise, interpretação ou consolidação de dados e informações, ou serviço de produção ou tratamento de dados, que não sejam de competência do órgão ou entidade municipal.
§3º. Na hipótese do inciso III, do parágrafo anterior, o órgão ou entidade deverá, caso tenha conhecimento, indicar o local onde se encontram as informações a partir das quais o requerente poderá realizar a interpretação, consolidação ou tratamento de dados.
Art. 25 – A busca e o fornecimento da informação são gratuitos, ressalvada a cobrança do valor referente ao custo dos serviços e dos materiais utilizados, tais como reprodução de documentos, mídias digitais e postagem.
§1º. Fica isento de ressarcir os custos dos serviços e dos materiais utilizados aquele cuja situação econômica não lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da família, declarada nos termos da Lei Federal nº. 7.115, de 29 de agosto de 1983;
§2º. Caso seja requerida justificadamente a concessão da cópia de documento, com autenticação, poderá ser designado um servidor para certificar que confere com o original.
CAPÍTULO VI
DO DIÁRIO OFICIAL ELETRÔNICO E DA PUBLICAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 26 – O Diário Oficial Eletrônico do Município é o veículo oficial de publicação dos documentos gerados do âmbito da Administração Direta do Município de Montes Claros.
Parágrafo Único. O resumo da publicação deve ser preenchido, conforme o caso, com a íntegra da ementa ou com o resumo do documento.
CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 27 – As unidades administrativas devem recusar processos e documentos que estiverem em desacordo com esta Portaria, restituindo-os às unidades que os encaminharam.
Art. 28 – O uso inadequado do Sistema de Gestão de Processos fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.
Art. 29 – Fica vedada a emissão e a tramitação de documentos e a abertura de processos por meio diverso do Sistema de Gestão de Processos.
Art. 30 – Fica determinado a observação das disposições da Lei Federal nº. 13.726, de 08 de Outubro de 2018, no tocante ao processo de simplificação de formalidades ou exigências desnecessárias ou superpostas, nos atos e procedimentos administrativos.
Art. 31 – Ficam convalidadas as relações jurídicas regidas pela Portaria/SEPLAG, nº. 03, de 04 de fevereiro de 2019.
Art. 32 – As situações não abarcadas por esta Portaria serão dirimidas diretamente pelo Secretário Municipal de Planejamento e Gestão e encaminhadas, se necessário, a Procuradoria-Geral do Município.
Art. 33 – Os órgãos da Administração Direta Municipal terão o prazo de 60 (sessenta) dias para adequarem ao disposto nesta Portaria, podendo ser prorrogado por igual período.
Art. 34 – Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando as disposições em contrário, em especial a Portaria/SEPLAG, nº. 03, de 04 de fevereiro de 2019.
Município de Montes Claros, 02 de Abril de 2020.
CLÁUDIO RODRIGUES DE JESUS
Secretário Municipal de Planejamento e Gestão
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