ESTABELECE DIRETRIZES E NORMAS SOBRE A DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS DOS CADASTROS MUNICIPAIS, NO ÂMBITO DA SECRETARIA DE FINANÇAS, CRIA A COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.

O Prefeito Municipal de Montes Claros – MG, no uso de suas atribuições legais e nos termos do artigo 71, inciso VI, combinado com o artigo 99, inciso I, letra “a”, da Lei Orgânica do Município de Montes Claros e,

CONSIDERANDO, o dever do Poder Público de assegurar a adequada gestão documental e a preservação dos documentos de arquivo, nos termos da Lei Federal nº 8.159/1991;

CONSIDERANDO, a Lei Municipal nº 4.105/2009, que institui a política municipal de arquivos e cria o Arquivo Público Municipal de Montes Claros, definindo responsabilidades para gestão, preservação e acesso a documentos públicos, inclusive em formato digital;

CONSIDERANDO, a Lei Federal nº 12.682/2012, que disciplina a digitalização de documentos públicos e privados, garantindo valor probatório, integridade e autenticidade aos documentos digitalizados, desde que assinados digitalmente segundo a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil);

CONSIDERANDO, a Lei Federal nº 13.874/2019, especialmente em art. 3º, inciso X, que reconhece o direito ao arquivamento digital de documentos com validade jurídica, desde que observados requisitos técnicos regulamentados;

CONSIDERANDO, o Decreto Federal nº 10.278/2020, que regulamenta os requisitos técnicos mínimos para digitalização com validade jurídica;

CONSIDERANDO, as diretrizes estabelecidas pela Resolução nº 48/2021, do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ;

CONSIDERANDO, a Tabela de Temporalidade de Documentos, estabelecida pelo Decreto Municipal nº 1.644/1997;

CONSIDERANDO, a necessidade de modernização da gestão cadastral imobiliária, visando eficiência, segurança, transparência e acesso facilitado às informações públicas;

DECRETA:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Ficam instituídas as diretrizes e normas aplicáveis para a digitalização de documentos públicos nos âmbitos do Cadastro Imobiliário Municipal (CIM) e do Cadastro Mobiliário Municipal (CMM).

Art. 2º Para fins do disposto neste Decreto, considera-se:

1. documento: unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;

2. documento público: aqueles produzidos ou recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos da administração pública municipal em decorrência de suas funções administrativas;

3. documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistemas informatizados, podendo ser nato-digital ou digitalizado;

4. documento nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico;

5. documento digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

6. indexação: método pelo qual documentos ou seu conteúdo são representados por termos, palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação;

7. metadados: dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos;

8. integridade: estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada;

9. autenticidade: característica inerente ao documento que diz respeito à sua credibilidade e ao fato de que se encontra livre de qualquer traço de adulteração ou corrupção ao longo de todo o seu ciclo de vida;

Art. 3º A digitalização observará a existência de políticas de gestão documental e de preservação digital, aprovadas pela Administração Municipal, incidindo sobre documentos textuais, cartográficos e iconográficos, avulsos ou integrantes de processos administrativos.

Art. 4º São objetivos do processo de digitalização:

1. Padronizar procedimentos de captura, indexação, armazenamento e preservação digital;

2. Conferir validade jurídica e probatória aos documentos digitalizados, nos termos do Decreto Federal nº 10.278/2020;

3. Reduzir o manuseio de documentos físicos e possibilitar a eliminação daqueles que, após avaliação, não precisem ser preservados;

4. Integrar a digitalização à política de gestão documental municipal, observando o Plano de Classificação de Documentos Arquivísticos (PCDA) e a Tabela de Temporalidade de Documentos Arquivísticos (TTDA).

Art. 5º O disposto neste Decreto aplica-se a todos os documentos físicos que compõem os cadastros imobiliário e mobiliário, abrangendo tanto documentos já existentes quanto aqueles que venham a ser produzidos futuramente.

Art. 6º Fica criada, no âmbito da Secretaria Municipal de Finanças, a Comissão Temporária de Avaliação Documental (CTAD), cujas competências são as fixadas pelo art. 26, deste Decreto.

CAPÍTULO II

POLÍTICA, DIRETRIZES E CRITÉRIOS DE DIGITALIZAÇÃO

SEÇÃO I

Da Política de Digitalização

Art. 7º A Secretaria de Finanças adotará o Plano de Classificação de Documentos Arquivísticos (PCDA) e a Tabela de Temporalidade de Documentos Arquivísticos (TTDA) como instrumentos da política de digitalização, cujas versões deverão ser elaboradas e aprovadas pela CTAD.

§1º. O PCDA definirá classes de documentos, códigos e níveis de acesso; a TTDA fixará prazos de guarda e destinação final (eliminação ou recolhimento permanente).

§2º. Esses instrumentos deverão abranger as tipologias documentais dos cadastros fiscais do município e garantir alinhamento com a legislação arquivística e tributária.

§3º. A digitalização observará a classificação e a temporalidade fixadas nos instrumentos, sendo que os casos omissos serão decididos pela CTAD.

Art. 8º O processo de digitalização será realizado pela Secretaria de Finanças, ou por terceiros, cabendo à Administração Municipal a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização.

SEÇÃO II

Das diretrizes

Art. 9º Constituem diretrizes da digitalização de documentos dos cadastros fiscais:

1. o planejamento e a execução das atividades com observância das políticas de gestão documental do município;

2. a padronização dos procedimentos técnicos de captura, indexação e guarda dos documentos digitalizados;

3. a adoção de tecnologias e de padrões técnicos de digitalização com os objetivos de garantir a segurança, a preservação, a qualidade da imagem, a legibilidade e o uso do documento digitalizado;

4. a preferência pelo uso de tecnologias de reconhecimento de caracteres, tais como Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) e Reconhecimento Inteligente de Caracteres (ICR);

5. a garantia de manutenção da integridade e da confiabilidade do documento digitalizado;

6. a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos;

7. a garantia da confidencialidade e da proteção de dados pessoais constantes nos documentos quando aplicável;

8. o acesso ágil e seguro às informações dos cadastros fiscais;

9. a garantia de preservação digital a longo prazo da documentação digitalizada;

10. a ampliação e a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação;

11. a preservação de documentos e da parte física de processos digitalizados com destinação de guarda permanente, que constituem Patrimônio cultural arquivístico do município.

Art. 10. O documento arquivístico digitalizado será equiparado ao documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno, mediante as seguintes condições:

I. digitalização em conformidade com o disposto neste Decreto, bem como o disposto no Decreto Federal nº 10.278/2020;

II. conferência com o original e assinatura eletrônica com certificação digital no padrão da ICP-Brasil, para garantia da autoria da digitalização, de sua integridade e de seus metadados.

SEÇÃO III

Dos Critérios para Digitalização

Art. 11. Os procedimentos e as tecnologias utilizadas na digitalização de documentos físicos têm que assegurar:

1. a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;

2. a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos realizados nos documentos;

3. o emprego dos padrões técnicos de digitalização, visando a garantia da qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;

4. a indexação de metadados mínimos obrigatórios, visando a localização e o gerenciamento do documento digitalizado;

5. a confidencialidade (quando necessário) e a interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Art. 12. Os documentos originais que apresentem danos que prejudiquem ou impeçam a legibilidade de suas representações digitais serão submetidos à análise para possível guarda, visando garantir a segurança jurídica, com observância dos prazos estipulados nas respectivas tabelas de temporalidade documental.

Art. 13. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.

Art. 14. A digitalização não se aplica a documentos nato‑digitais, documentos já digitalizados em conformidade com este Decreto, cópias duplicadas, rascunhos, documentos de apoio sem valor probatório ou arquivístico ou quaisquer documentos excluídos pelas tabelas de temporalidade e destinação.

CAPÍTULO III

DO FLUXO OPERACIONAL E RESPONSABILIDADES

SEÇÃO I

Da seleção e eliminação

Art. 15. O processo de digitalização seguirá as seguintes etapas:

1. preparação e triagem: organização, higienização e separação dos documentos;

2. digitalização: captura das imagens com equipamentos compatíveis com os padrões técnicos e resoluções exigidos;

3. indexação: atribuição dos metadados obrigatórios;

4. Validação e controle de qualidade: conferência entre os documentos físicos e digitais;

5. assinatura digital e geração de hash criptográfico;

6. preservação digital: armazenamento em RDC‑Arq, com backup e política de segurança da informação;

7. destinação dos documentos físicos: guarda permanente, guarda temporária ou eliminação.

Art. 16. A seleção de documentos para digitalização será precedida de avaliação documental, com base nos instrumentos de gestão documental (PCDA e TTDA), que deverá identificar:

1. documentos de guarda permanente ou de valor histórico, que serão digitalizados e preservados em meio físico e digital;

2. documentos de guarda temporária, que poderão ser eliminados após a digitalização, respeitados os prazos previstos na TTDA e na legislação aplicável;

3. documentos descartáveis, cuja eliminação poderá ocorrer sem digitalização, conforme critérios fixados pela Comissão Temporária de Avaliação Documental (CTAD).

Art. 17. É vedada a eliminação de documentos públicos municipais de valor permanente, independente do suporte original.

Parágrafo único. A eliminação de documento digitalizado e sem valor histórico deve observar a temporalidade mínima de um ano, contado a partir do lançamento do representante digital e de seus metadados no Sistema de Gestão de Documentos (SGD) adotado pelo município.

Art. 19. Os documentos que cumpriram os prazos de guarda previstos nas TTDA e não detenham valor de guarda permanente serão submetidos aos procedimentos de eliminação, evitando-se a digitalização desnecessária.

Art. 19. A eliminação de documentos digitais e não digitais que não constarem da tabela de temporalidade e destinação de documentos, será realizada mediante autorização excepcional do Arquivo Público Municipal, em sua esfera de competência.

SEÇÃO II

Da digitalização e guarda de documentos permanentes

Art. 20. Os documentos originais de guarda permanente que forem digitalizados são dotados de valor histórico, probatório e informativo, não podendo ser eliminados após a sua digitalização por servirem de prova, testemunho e fontes para a pesquisa, em conformidade com o disposto no art. 10, da Lei Federal nº 8.159/1991, no art. 2º-A, §1.º, da Lei Federal nº 12.682/2012, bem como no art. 9º, do Decreto Federal nº 10.278/2020.

Art. 21. Os documentos administrativos de guarda permanente, inalienáveis e imprescritíveis, constituem patrimônio arquivístico do poder público e podem ser digitalizados para possibilitar o amplo acesso, a difusão, a pesquisa e a salvaguarda dos originais físicos, observados os seguintes requisitos:

1. os originais devem ser mantidos no suporte em que foram produzidos, adotando-se ações de conservação preventiva dos acervos custodiados pelo Município, com o escopo de garantir sua preservação;

2. os documentos antigos e aqueles em frágil estado de conservação devem ser digitalizados mediante mesa digitalizadora ou dispositivo não automatizado, a fim de mitigar riscos e garantir a integridade do suporte original;

3. o preparo e manuseio da documentação original observará medidas de prevenção e corretivas de riscos, com higienização prévia à digitalização;

4. a guarda dos documentos e processos administrativos digitalizados, considerados de valor permanente, observará normas previstas pela CTAD.

5. os originais devem ser gerenciados de forma correlacionada com os representantes digitais, por via dos metadados de gestão arquivística;

6. devem ser adotadas medidas que permitam a identificação do documento e o controle no momento de seu recolhimento, para fins de preservação digital permanente;

7. a documentação permanente quando digitalizada deve ser incluída no SGD, desenvolvido e projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e acesso em longo prazo.

SEÇÃO III

Da gestão dos documentos digitalizados

Art. 22. A gestão de documentos públicos, independentemente do suporte, observará o disposto na Lei Federal nº 8.159/1991.

Art. 23. Os documentos digitalizados estão sujeitos ao regramento de gestão documental aplicável aos documentos nato-digitais.

Art. 24. O documento digitalizado deve ser inserido no SGD, permitindo sua manutenção desde a captura, pelo tempo necessário, de forma a garantir a integridade, a autenticidade, a confidencialidade, a disponibilidade e a preservação, observados os seguintes requisitos:

1. o armazenamento com garantia de proteção contra alteração, destruição, acesso e reprodução não autorizados;

2. a indexação de metadados que possibilitem a localização e o gerenciamento do documento digitalizado;

3. a garantia de integração e interoperabilidade com outros sistemas;

4. a adoção de regras e procedimentos de tratamento de informações e controle de acesso em razão de restrição e sigilo.

Parágrafo único. A indexação de metadados no sistema e a assinatura eletrônica para autenticação do documento digitalizado, visando equiparação ao representante físico, serão realizadas apenas por funcionários habilitados e atendendo o disposto no art. 10, deste Decreto.

SEÇÃO III

Das responsabilidades

Art. 25. Compete à Secretaria Municipal de Finanças:

1. coordenar a política de digitalização de documentos;

2. prover recursos e infraestrutura tecnológica para execução do processo;

3. editar normas complementares;

4. designar os membros da CTAD;

5. supervisionar a fiscalização de contratos com empresas terceirizadas.

Art. 26. Compete a Comissão Temporária de Avaliação Documental (CTAD):

1. elaborar, revisar e aprovar o PCDA e a TTDA, a ser publicado através de regulamento da Comissão;

2. definir critérios de seleção, inclusão e exclusão de documentos no processo de digitalização, a ser publicado através de regulamento da Comissão;

3. emitir parecer sobre a destinação final dos documentos físicos (eliminação, guarda temporária ou guarda permanente) com base nos instrumentos de gestão documental e no art. 7º do Decreto federal nº 10.278/2020;

4. supervisionar e fiscalizar o cumprimento das normas técnicas e legais no processo de digitalização, inclusive quanto ao uso de repositórios digitais confiáveis e às normas de preservação;

5. registrar as decisões em atas, assegurando transparência e rastreabilidade.

Art. 27. A empresa terceirizada contratada para executar a digitalização, sendo o caso, deverá observar os requisitos técnicos do Decreto Federal nº 10.278/2020 e do presente Decreto e:

1. garantir a fidelidade, legibilidade e integridade dos documentos digitalizados, utilizando equipamentos que atendam à resolução mínima de 300 dpi para documentos textuais e 600 dpi para plantas, mapas e desenhos técnicos;

2. aplicar metadados obrigatórios (identificação, autor, data, classificação, hash) e entregar arquivos em formatos PDF/A, TIFF ou PNG;

3. utilizar equipe capacitada e treinada, dotada de certificação digital ICP‑Brasil;

4. preservar a integridade física dos documentos durante o manuseio e acondicionamento;

5. garantir sigilo, confidencialidade e proteção de dados pessoais, adotando medidas de segurança da informação;

6. entregar relatórios periódicos de execução, corrigindo prontamente eventuais falhas apontadas;

7. assumir responsabilidade integral por danos decorrentes de culpa ou dolo.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 28. A Administração Municipal poderá orientar e padronizar os trabalhos de digitalização através de normativos e manuais próprios.

Art. 29. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogando as disposições em contrário.

Município de Montes Claros, 14 de outubro de 2025.

Guilherme Augusto Guimarães de Oliveira

Prefeito de Montes Claros